La gestion du temps dans la pratique

Dans ce petit guide, le coach Thierry Houde partage des conseils de gestion du temps qui aident tout le monde, des cadres occupés aux nouveaux employés, à être plus productif dans une journée de travail chargée. Apprenez à adopter la règle des 80/20, à trouver votre fenêtre « Einstein » et à diffuser votre disponibilité. Thierry explique également comment vérifier votre charge de travail pour vous assurer de consacrer du temps à des tâches importantes. Ces conseils concis offrent des options de gestion du temps faciles afin que vous puissiez mieux vous concentrer, travailler plus clairement et être plus productif tout au long de la journée.

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Le rôle de la gestion du temps

Avez-vous déjà été au milieu d’une journée de travail et dit: « Ai-je accompli quelque chose aujourd’hui? » Je veux dire, ai-je fait quelque chose d’important à mon époque? « C’est une pensée commune parce que nous ne sommes pas toujours bons dans la gestion du temps. Cette question est très importante car le temps est l’atout le plus précieux que nous ayons dans notre carrière et dans notre vie. Chaque minute qui passe en est une Minute qui passe on ne peut pas récupérer.

Avouons-le, nous perdons du temps de différentes manières chaque jour. Parfois, nous nous concentrons sur le mauvais travail ou le bon travail au mauvais moment. Ou peut-être que nous passons trop de temps sur des problèmes personnels ou de la socialisation. Le problème est que nous nous battons tellement contre ce problème qu’une industrie entière s’est développée autour de nous pour nous aider à utiliser notre temps. plus efficacement. Chaque année, des individus, des équipes et des organisations dépensent des millions pour améliorer leurs compétences en gestion du temps. Il doit y avoir un meilleur moyen.

Réfléchissons à ce que cela signifie pour vous de gagner en clarté au milieu du chaos qu’est votre vie quotidienne. Il s’agit de se concentrer et d’être plus intentionnel sur la façon dont vous abordez la journée. En fait, j’aimerais commencer par vous suggérer une approche très simple que j’ai partagée avec des professionnels et qui pourrait bien transformer votre journée. Le résultat est moins de temps perdu, plus de bon travail au bon moment et le sentiment positif que vous avez bien géré votre temps.

Des stratégies essentielles de gestion du temps

Utiliser la règle des 80/20

Le système de gestion du temps que j’ai créé est très simple. La première étape consiste à bien comprendre la règle des 80/20. L’idée est que tous les travaux ne sont pas créés égaux. Certaines choses sont simplement plus importantes que d’autres.

Analyser chaque tâche, chaque personne et chaque projet et posez-vous ces deux questions. Premièrement, ce travail est-il si vital qu’il est d’une importance stratégique pour vous et / ou pour l’équipe? Cela signifie qu’une fois terminé, vous allez de l’avant et faites de réels progrès. C’est le meilleur qui mérite votre attention. Appelez ça les 20%.

La deuxième question est la suivante. Est-ce que c’est juste du travail que je dois faire ? Je ne dis pas que le travail n’est pas important du tout. Je suggère qu’il pourrait être relativement moins important. Et si c’est le cas, vous ne pouvez pas surinvestir votre temps limité pour le terminer. Disons que c’est les 80 %.

Pensez à votre travail réel. Il est assez facile d’identifier les 80 %. Il s’agit des travaux les plus banals ou les plus simples, en particulier ceux que vous devez effectuer de manière répétée, et qui ne devraient pas occuper plus de temps qu’il n’est nécessaire comme remplir un rapport, de renseigner une feuille de calcul ou d’effectuer toute autre tâche simple.

Vous devez également penser aux personnes qui travaillent avec vous. Vos interactions ont un impact sur votre humeur et votre productivité. Si vous êtes vraiment honnête, vous pouvez probablement penser à certaines conversations que vous appréciez trop souvent et à d’autres qui, en fait, ne sont pas très positives ou productives. Celles-ci font clairement partie des 80 %.

La vérité est que nous passons souvent trop de temps sur des questions futiles. Pour chaque tâche et chaque relation, la règle de base est de se demander si vous regardez quelque chose dans la pile des 20 % ou dans celle des 80 %. Si vous n’y pensez pas régulièrement, vous risquez de mal répartir votre temps. Laissez-moi vous donner un excellent guide général.

N’investissez jamais plus de la moitié de votre temps sur les éléments de la pile de 80%. Essaye ça. Pendant une semaine complète, prenez quelques notes sur la manière dont vous passez votre temps au travail heure par heure. À la fin de la semaine, comptez à rebours et voyez combien de fois vous passez du temps sur les 80%. Le résultat peut vous surprendre.

Voilà, c’est simple. Lorsque vous regardez votre travail, soyez intentionnel. Demandez-vous s’il s’agit de 20 % ou de 80 %. De cette manière, vous restez clair sur ce qui compte vraiment pour que vous puissiez en faire plus.

Découvrez votre fenêtre Einstein

Vous savez que pour bien comprendre la gestion du temps, vous devez savoir sur quoi travailler et quand. Réfléchissons un instant sur cette question du temps. Le bon moment pour travailler sur vos problèmes les plus importants est un moment de la journée que j’appelle la fenêtre d’Einstein. C’est le moment de la journée où vous avez votre petit pic mental lorsque le travail est presque un plaisir. Les problèmes ressemblent plus à des puzzles amusants et vous faites avancer les choses. C’est un grand sentiment d’être efficace et productif. Ce pic dure généralement de deux à quatre heures et se produit à des moments différents pour tout le monde. Pour moi, c’est tôt le matin. C’est alors que mon cerveau fonctionne à son plus haut niveau. Prenez donc quelques minutes pour identifier le moment où cette fenêtre apparaîtra pour vous.

Une fois que vous savez quand votre fenêtre Einstein apparaît, apprenez à la protéger. Cela commence par dire non de temps en temps pour que personne ne puisse interrompre votre travail à tout moment. Cela arrive souvent. Vous travaillez sur quelque chose d’important et un collègue ou votre patron arrive et demande de l’aide. Vous dites « bien sûr » et l’interruption commence. Si la question n’est pas vraiment importante, dites poliment non et dites-lui que vous suivrez bientôt, afin que vous puissiez terminer la tâche à venir.

Une autre idée qui fonctionne est de s’éloigner de votre zone de travail habituelle. C’est assez drôle. Les bureaux semblent étrangement conçus pour maximiser les perturbations. Ce dont nous avons besoin, c’est d’être concentrés, mais comme nous valorisons la collaboration et la créativité, les bureaux sont très souvent bruyants, ce qui rend difficile la productivité des gens. Si vous travaillez dans un cube, levez-vous de temps en temps, éloignez-vous et trouvez un bureau qui n’est pas rempli actuellement, ou peut-être une salle de conférence de l’autre côté du bâtiment que personne n’utilise. Fermez la porte, asseyez-vous et profitez du silence en vous rendant au travail.

Je veux que vous essayiez de vous assurer qu’ils ne nous distraient pas aussi souvent qu’ils le pourraient. Commençons par votre téléphone. Ça fait trop de bruit. Emails, SMS, appels, notifications, etc. Si vous souhaitez maximiser vos capacités cognitives pendant la fenêtre d’Einstein, vous devez prendre de petits moments où vous vous permettez d’éteindre le téléphone. Je te promets que ce n’est pas la fin du monde. Essayez-le pendant 30 minutes et voyez si vous vous concentrez bien. Un fonctionnement mental optimal est un atout très précieux.

Si vous connaissez le moment où votre esprit atteint son maximum et que vous vous souvenez de protéger cette période, nul ne peut dire tout ce que vous allez accomplir.

Communiquez vos disponibilités

Quand quelqu’un vous voit au travail, qu’en pense-t-il? Je veux dire, pense-t-il que tu es toujours disponible? Est-il normal de toujours venir à vous et de cesser ce que vous faites? Je ne connais pas la réponse à cette question, mais je sais que vous devriez y penser.

Allons un peu plus loin. Il est temps que vous commenciez à prendre des initiatives pour communiquer vos disponibilités. Sinon, les gens auront tendance à penser qu’il est normal de vous interrompre. Je ne vous suggère pas de vous cacher, de dire constamment non aux gens ou de trouver un autre moyen d’être indisponible. Vous pouvez croire en une culture positive et en d’excellentes relations professionnelles, mais vous devez néanmoins vous efforcer de gérer la fréquence de vos interruptions.

Réfléchissons donc à la façon dont nous pourrions envoyer le bon message. Je vais vous donner un exemple intéressant que j’ai vu utilisé plusieurs fois. Certains lieux de travail utilisent des cartes colorées pour communiquer leur niveau de disponibilité. Tout d’abord, ils s’accordent sur la signification des couleurs. En général, il est rouge, jaune et vert. Le rouge signifie que vous êtes très occupé et que vous êtes interrompu pour quelque chose de très important. Le jaune signifie la prudence. Je suis assez occupé et je ne veux pas socialiser, mais n’hésitez pas à m’interrompre si vous le devez. Le vert indique que vous êtes au bon endroit, que vous faites beaucoup, que vous n’êtes pas confronté à une échéance imminente et que vous pouvez être interrompu.

Ensuite, à l’extérieur de chaque box, bureau ou salle de conférence, il y a un petit morceau de Velcro. Bien sûr, cela peut être accompli de plusieurs manières, mais j’ai trouvé que le Velcro était une très belle touche. Si nécessaire, mettez la couleur qui reflète où vous êtes. Il est vrai que les gens doivent utiliser ce système avec intégrité. Vous ne pouvez pas simplement mettre un carton rouge tout le temps. Mais des systèmes comme celui-ci, bien qu’imparfaits, aident vraiment. Bien sûr, vous avez également beaucoup d’options numériques à utiliser.

Mettez de côté le temps dont vous avez besoin sur un calendrier partagé que les autres peuvent voir pour que les gens connaissent votre statut, ou envoyez une note par e-mail, application de groupe ou tout autre canal de communication que votre équipe utilise habituellement. Enfin, n’oubliez pas la bonne vieille façon de gérer cette tâche. Passez simplement au bureau et dites à une ou deux personnes que vous ne serez pas disponible pendant une période donnée.

C’est votre temps, il est donc sage d’aider les autres à apprécier ce fait. Que vous utilisiez des cartes de couleur, des messages numériques ou simplement des conversations rapides, informez les autres de votre situation afin de pouvoir contrôler la période d’interruption que vous subissez.

Gérez votre travail de manière stratégique

Nous savons que tous les travaux n’ont pas le même degré d’importance. Aussi, nous savons que le nombre d’heures de travail par jour est limité. Parfois, il est utile de réfléchir de manière plus stratégique à la manière dont nous gérons notre charge de travail.

Je veux me focaliser sur la partie de votre journée que vous passez à faire le travail que vous avez juste à faire. C’est important, c’est pourquoi vous êtes payé pour le faire. Mais c’est plus du côté ennuyeux ou banal. Ce n’est pas un travail contraignant qui est vital pour votre réussite. Ce ne sont que des détails dont vous devez vous occuper. D’accord, pour ce type de travail, je veux que vous réfléchissiez à la possibilité d’automatiser, de sous-traiter ou de déléguer.

Commençons par l’automatisation. Les possibilités sont nombreuses. Par exemple, les rapports dont certains champs sont renseignés automatiquement. Des tableurs qui utilisent des macros ou d’autres outils pour automatiser les calculs. Des réunions qui peuvent être programmées par voie électronique plutôt que manuelle, ou peut-être en utilisant des contrats numériques au lieu de contrats papier. Envisager des moyens de gagner du temps avec l’automatisation, en tenant compte de votre type de travail spécifique.

La prochaine étape est l’externalisation. Vous avez probablement entendu parler de ce terme pour décrire des cas où une entreprise choisit de ne pas faire quelque chose de gros comme le marketing ou les ventes, ou un aspect de la logistique. Au lieu de cela, elle choisit de se concentrer sur ses compétences de base en permettant à des experts extérieurs de l’aider avec une partie du travail. La même idée peut s’appliquer à un professionnel individuel, comme vous. Vous pouvez trouver une personne, interne ou externe à l’organisation bien adaptée pour faire une partie de ce que vous faites.

Prenez l’exemple d’une présentation des diapositives de Microsoft PowerPoint. La création de diapositives n’est pas très complexe. Mais elle peut prendre beaucoup de temps. Au lieu de faire des diapositives, pensez à finir votre plan d’une ou deux pages dans Word, ce que vous pouvez faire rapidement. Confiez ensuite la tâche à un expert spécialisé, qui créera la première ébauche de vos diapositives pendant que vous vous concentrez sur des tâches plus importantes. Si vous faites preuve de créativité dans votre travail, vous trouverez probablement d’autres occasions de ce type de sous-traitance.

Enfin, pensez à la délégation. Même si une partie de votre travail ne vous récompense pas, elle peut représenter une opportunité de développement pour quelqu’un d’autre. Vous ne voulez pas déléguer un travail trop lourd ou trop pénible, alors réfléchissez bien. Si vous avez un excellent travail à faire, trouvez la bonne personne à déléguer et discutez-en avec eux. Cela peut vous faire gagner du temps et les aider à acquérir une nouvelle compétence.

Étant donné que le temps est toujours limité, vous devez donner un bon aperçu du choix de l’utilisation. Donnez-vous un peu plus d’espace pour travailler en trouvant des opportunités d’automatisation, de sous-traitance ou de délégation. Vous restez donc concentré sur l’essentiel.

Autres conseils classiques de gestion du temps

J’ai de bonnes propositions! Parce que la gestion du temps est si importante, nous avons développé de nombreuses bonnes pratiques qui doivent être prises en compte. Permettez-moi de partager avec vous certains de mes favoris.

Tout d’abord, pensez à vous mettre au travail tôt. Il y a quelque chose de magique dans la tranquillité que vous ressentez au travail avant l’arrivée de la plupart des gens. C’est paisible et cela vous permet d’être très productif. Essayez-le un jour par semaine et constater ce qui se passe. Faites ensuite le point sur le temps de travail une ou deux fois par an. Prenez des notes toutes les heures pendant au moins deux semaines. Pour le meilleur ou pour le pire, vous aurez une bonne idée de la façon dont vous utilisez votre temps, du temps perdu et du moment où vous êtes le plus productif.

Un autre bon conseil pour une meilleure gestion du temps est de commencer votre journée avec votre agenda, papier ou numérique, peu importe. Avant de commencer votre travail, consultez le calendrier pour vous souvenir de vos rendez-vous et faire des ajustements, puis mettez-vous au travail. Un peu de planification vous maintient sur la bonne voie. Envisagez ensuite de travailler occasionnellement à la maison. Si vous pouvez le faire une fois par semaine ou plusieurs fois par mois, cela vous permettra de changer votre rythme et de vous sentir libre de tout bruit et interruption du bureau. Si vous le pouvez, prenez votre ordinateur portable et essayez-le.

Voici une astuce à utiliser lorsque vous êtes vraiment coincé sur un problème. Autant que possible, ne perdez pas de temps à faire tourner vos roues. Laissez-vous aller et changez de tâche. Lorsque vous abandonnez le sentiment d’être bloqué, vous augmentez en fait la probabilité de progresser lorsque vous changez de tâche. Une autre idée est de retarder quelque chose que vous voulez jusqu’à ce que vous atteigniez un objectif prescrit. Par exemple, vous pourriez dire: «Je ne vais pas déjeuner aujourd’hui avant d’avoir terminé ce rapport». Cette petite motivation supplémentaire vous pousse souvent à faire le travail.

Voici un classique. N’oubliez pas de faire des pauses. Faites-les courtes et simples, mais utilisez-les. Levez-vous et éloignez-vous de votre espace de travail. Vous pouvez sortir ou vous diriger vers la salle de détente. Il s’avère que lorsque vous vous déconnectez et que vous utilisez les pauses efficacement, vous êtes en fait plus productif au travail.

Une autre excellente tactique de gestion du temps consiste à utiliser des intervalles de temps pour les tâches. Vous voyez le travail, vous estimez le temps qu’il devrait prendre, puis vous notez l’heure à laquelle vous devriez avoir terminé et vous la gardez visible. De petits engagements de ce type vous permettent souvent de vous concentrer davantage sur votre travail.

Enfin, pas de multitâche. Parfois, vous pensez que vous serez plus efficace si vous faites trois choses à la fois. Eh bien, pas vraiment. Lorsque vous divisez votre concentration, vous travaillez plus lentement par tâche. Vous avez tendance à faire plus d’erreurs. Et vous êtes moins créatif. Alors, quand c’est possible, une tâche à la fois.

Ok, ça fait beaucoup d’idées. Elles ne vous conviennent peut-être pas toutes, mais si quelques-unes vous conviennent, eh bien, c’est du temps gagné, alors utilisez-les de manière productive.

Prochaines étapes

Il est temps de mettre en œuvre un plan pour une gestion du temps efficace.

Nous avons couvert de nombreuses idées, mais il est parfois préférable de commencer petit. À partir de la semaine prochaine, je veux que vous fassiez ces trois choses. Tout d’abord, identifiez les tâches les plus importantes que vous devez accomplir au cours des prochaines semaines. Choisissez l’heure de la journée où vous travaillerez sur ces tâches. Pensez à votre fenêtre Einstein et mettez-les sur votre calendrier. Ensuite, identifiez une façon dont vous savez que vous perdez du temps et engagez-vous à mettre fin au comportement. Cela peut être de longs déjeuners, trop de socialisation ou des achats en ligne, qui sait? Soyez honnête et choisissez de ne pas adopter ce comportement la semaine prochaine.

Enfin, repensez aux conseils que nous avons mentionnés et choisissez celui que vous adopterez. Il pourrait s’agir de limiter la durée des tâches. Arrivez tôt ou sous-traitez, c’est à vous de décider. Mais essayez-en un. D’accord, la semaine prochaine, lorsque vous ferez ce petit travail avec diligence, vous construirez une nouvelle routine. Lorsque vous êtes bien adapté à votre nouvelle routine, revenez ici et choisissez un ou deux autres conseils à essayer.

Petit à petit, vous laisserez le temps travailler pour vous. Cela signifie plus de productivité et plus de progrès à célébrer. Alors commencez maintenant.

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